1с шаблоны договоров в унф

Версия 1.6.11 предоставляет новые возможности для формирования договоров: появился быстрый доступ к разным шаблонам договоров, стало возможным создание шаблона договоров к определенному типу документа, возможность склонения имени собственного контактного лица, указанного в договоре.

В связи с нововведениями поменялся порядок работы с шаблонами договоров.

В последней версии можно открывать список шаблонов договоров сразу из раздела CRM. Для этого нужно выбрать по ссылке Шаблоны КП и договоров.

Перейти к перечню шаблонов печати можно также из подменю печати, которое содержит команды печати по шаблонам, по строке показать все.

Созданные в предыдущих версиях 1С:УНФ формы договоров отмечаются как устаревшие, а к наименованию добавляется запись «устарела».

В список Шаблоны печати попадают все шаблоны договоров и коммерческих предложений.

Изменился алгоритм создания договора. Теперь для его создания выполняются следующие действия:

1. Задается название шаблона и выбирается его назначение.

Назначение может быть следующих значений:

• Договор контрагента (1);
• Договор + Заказ (2);
• Договор + Заказ наряд (3);
• Договор + Счет (4);
• Коммерческое предложение (5).

(1) отображается в договорах и контрагентах;

(1) и (2) отображаются в заказах на продажу;

(1) и (3) отображаются в заказ-нарядах;

(1) и (4) отображаются в счетах;

(5) отображаются в заказах;

(1), (2), (3), (4) отображаются совместно в подменю Договоры контрагентов.

2. Загружается документ, по которому создается шаблон. Хорошо подойдет ранее подготовленный договор в формате docx (Microsoft word) или odt (Open Office).

3. Далее отмечаются флажками параметры для вставки. Во время печати документа автоматически подставляются значения по данным учетной системы.

В параметрах ФИО Контактного лица и ФИО Физического лица теперь существует возможность указывать ФИО в склонении, исходя из контекста.

К шаблонам и командам печати теперь имеется разграниченный доступ по правам:

• полные права;
• продажи;
• закупки;
• деньги.

0

Соглашение или Договор с поставщиком или покупателем даже без автоматизации учета является основным документом регламентирующим отношения сторон. О том как автоматизирована работа с этим документом в программе 1С:Управление небольшой фирмой пойдет речь в данном обзоре.

Это справочник

Говоря о Договорах в УНФ надо понимать, что:

• В программе это справочник;
• Элементы данного справочника имеют родителя — элемент справочника «Контрагенты». Т.е. сам по себе элемент этого справочника в программе существовать не может, а должен быть привязан к какому-либо элементу справочника «Контрагенты».

Добавить новый договор можно зайдя в карточку Контрагента на одноименную закладку (см. фото ниже).

Поля в карточке на закладке «Реквизиты» интуитивно понятны для заполнения:

• Наименование;
• №;
• Контрагент;
• И т.д.

Также подробное описание полей содержится в справке, которую можно вызвать горячей клавишей F1.

Следует отметить, что этот справочник присутствуют в подавляющем большинстве объектов в УНФ как реквизит шапки документа. Например, в Заказе покупателя, см. фото ниже.

Шаблоны текстов договоров

Несомненно весомая часть общей трудоемкости по обработке соглашения с контрагентом составляет подготовка текста договора. Для минимизации трудозатрат в этой части в 1С:УНФ есть замечательный инструмент для автоматизации подготовки текста.

Начиная с релиза 1.4.8 (февраль 2014 года) в программе был реализован инструмент для печати текстов на основе ранее подготовленных бланков. В контексте нашей статьи под бланком можно понимать шаблон. В типовую поставку УНФ уже включены четыре стандартных шаблона:

• Аренда;
• Купля-продажа;
• Оказание услуг;
• Поставка.

Если вам потребуется создать свой собственный шаблон, его можно сделать так сказать с чистого листа или скопировать типовой шаблон и внести в него соответствующие правки.

Важный момент, если вы случайно исправите типовой шаблон и у вас будет необходимость вернуть его к первоначальному состоянию, для этого в бланке есть кнопка «Восстановить по умолчанию».

Подготовка шаблона

Для создания бланка для автоматического формирования текста, нужно зайти в карточку любого договора, перейти на закладку «Текст» и в поле «Бланк» нажать кнопку создать (см. фото ниже).

В поле «Наименование» нужно придумать название для шаблона, после записи программа автоматически присвоит код.

Далее нужно ввести текст, в который можно добавлять параметры. Параметры при печати будут заменяться на соответствующие значения из базы данных программы. Например, на фото ниже показан пример добавления в шаблон параметра «Дата договора».

Если в соглашении присутствуют текст который не хранятся в базе данных программы, в этом случае можно добавить параметр «Заполняемое вручную поле». Тогда перед печатью текста нужно будет ввести данный параметр (например, это может быть объем услуг или работ).

Непосредственно перед печатью есть возможность редактирования параметров. Можно редактировать автоматические параметры так и добавленные вручную.

Особенности с регулярными услугами

Если в настройках программы отмечена опция «Биллинг и работа с регулярными услугами» (см. фото ниже), тогда в карточке договора будут доступны настройки для ведения параметров по регулярным услугам (т.е. это одинаковые услугам которые оказывается с некоторой периодичностью).

Названия полей дают понимание, какие данные в них нужно вводить.

В поле «Тарифный план» указывается данные о том, какие услуги на постоянной основе будут попадать в счета на оплату и акты выполненных работ.

Вид договора

Если у вас в базе включена настройка «Синхронизация данных», см. фото.

А также выполнена настройка синхронизации (ее можно сделать например м 1С:Бухгалтерия 2.0, даже если в реальности ее нет).

После этого в карточке будет доступен реквизит «Вид договора», см. фото.

Печатная форма по шаблону MS Word

Если вам требуется расширенные возможности по работе с шаблонами документов, обратите внимание на разработку из каталога — http://1c-soft.it-terminal.ru/public/92963/

В современных версиях 1С:Управление нашей фирмой предосмотрена возможность для автоматического заполнения договоров в программе. Для необходимо последовательно выполнить следующие шаги:

1. Предварительно создать шаблон договора и решить, какие поля должны заполняться автоматически.

2. В УНФ перейти в раздел CRM – Шаблоны КП и договоров.

3. Создать новый шаблон, в поле Назначение выбрать Договор контрагента, в поле Наименование заполнить наименование шаблона. Далее необходимо выбрать файл договора для загрузки.

4. После того, как форма договора загружена в базу, необходимо выбрать параметры для автозаполнения. Стандартный функционал позволяет делать автоматическое подставление данных по текущему пользователю, договору, организации, контрагенту (в том числе – контактной информации, контактных лицах, подписантах (в различных падежах), банковских счетах) и дополнительных реквизитов к объектам, если они присутствуют.

Колонка Формат позволяет выбрать, в каком формате будут выводиться некоторые параметры (например, вывод даты полностью числом (01.01.2001 г.) или с прописью месяца (01 января 2001 г.), также присутствует возможность выбрать язык, на котором будет выводиться месяц.

Флаг «Не выделять поля документа серым цветом» – если вы не хотите, чтобы в документе параметры выделялись серым цветом – установите данный флаг. Однако, нужно иметь в виду, что серый цвет не выводится на печать, а с его помощью можно быстро визуально отслеживать, в каких местах документа используются параметры, поэтому мы рекомендуем не ставить данный флаг.

5. Отметьте необходимые параметры, а где необходимо – выберите формат вывода параметра и нажмите кнопку Добавить отмеченные параметры в файл.

6. После добавления параметров нажмите кнопку Редактировать

7. Если вы используете сервис 1C-Fresh, то файл для редактирования сохранится в вашу папку загрузки. Если вы не пользуетесь сервисом 1C-Fresh, то файл для редактирования располагается прямо в информационной базе и просто открывается для редактирования.

8. В редактируемом файле вы увидите набор выбранных параметров. Их необходимо расположить в тех местах договора, в которых вы хотите осуществлять автоподставление.

9. Если вы не уверены, за что именно отвечает тот или иной параметр, можно дважды кликнуть на него и в поле «Текст по умолчанию» посмотреть, на что именно данный параметр ссылается. В нашем примере – параметр «Физическое лицо (родительный), не совсем понятно, относится этот параметр к подписанту с нашей стороны, или со стороны контрагента. При двойном клике в поле «Текст по умолчанию» будет следующий текст: ДоговорыКонтрагентов.Организация.ПодписьРуководителя.ПодписьРуководителяФизическоеЛицоНаименованиеРодительныйПадеж

Таким образом, мы видим, что параметр ссылается на подпись руководителя нашей организации.

10. Подставляем параметры в необходимые места договора и сохраняем документ (выделяем параметр, нажимаем на него Правой кнопкой мыши – вырезать, или используем комбинацию клавиш Ctrl-X, а затем вставляем в нужное место через ПКМ – Вставить, или комбинацию клавиш Ctrl-V). При подстановке объединяем форматирование, чтобы не слетел параметр и настройки форматирования текста (цвет, шрифт, размер и т.п.).

11. Отредактированную форму договора закрываем, в УНФ нажимаем Завершить редактирование. В случае работы в сервисе 1С-Fresh отредактированную форму договора нужно будет загрузить в базу.

12. Готово! Ваш шаблон договора успешно загружен в базу. Для того, чтобы все параметры загружались в договор, не забывайте заранее заполнять их в своей базе.

Чтобы договор предлагался к печати, нужно установить признак Используется в списке шаблонов договоров.

Чтобы подставлялись данные по подписанту контрагента, необходимо зайти в карточку контрагента, перейти по ссылке Контакты и установить признак Использовать как подписанта.

Если программа неправильно склоняет ФИО, это можно исправить в карточке контактного лица (у контрагента) или физического лица (у нашей организации).

13. Договор можно распечатать по кнопке Печать в карточке контрагента, в списке договоров с контрагентом, или из самой карточки договора.

Договор будет выглядеть следующим образом: