Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Loading... источник подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами . тип авансовой проводки может зависеть

Loading…

Подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами
. Тип авансовой проводки может зависеть от того, на какие цели были выданы активы сотруднику, а также от разновидности деятельности самой компании.

Для решения задач, поставленных руководством предприятия, некоторым сотрудникам могут выдаваться подотчетные активы, к которым относят:

  • денежные суммы;
  • безналичные средства, перечисляемые на банковский счет или карту;
  • денежную документацию.

Работники, получившие активы, обязаны предоставить
в бухгалтерию , в котором будет прописано, на какие цели и в каком размере ушли средства. Впоследствии документ проверяется бухгалтером и вносится в бухгалтерский учет предприятия по определенной схеме
.

Согласно законодательству, получать подотчет могут штатные и внештатные сотрудники, а также сторонние лица, если это прописано в документах по учетной политике.

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71
, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами
. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.

Получение сотрудником средств из кассы компании:
Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.

Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника:
Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – .

Выдача проездной документации командированному работнику:
Дт 71 Кт 50-3.

Возврат средств, не израсходованных работником:
Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании:
Дт 08, или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Расходы компании на командировку сотрудника:
Дт 20, 23, 25, 26, 29 или 44 Кт 71, основание – АО, документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т.д.).

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО:
Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику:
Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Срок сдачи и предоставления

Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать
:

  • цель, ради которой берутся активы;
  • количество денег, оформляемых в подотчет;
  • срок сдачи авансового отчета.

Благодаря этим важным моментам работодатель сможет быстро определить срок сдачи АО, а бухгалтер легко сделает нужную проводку.

Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней
после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов. Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку
. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

  • подотчетный сотрудник;
  • руководитель компании;
  • главный бухгалтер;
  • ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение
.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

  • 4 года
    – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
  • 10 лет
    – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
  • 5 лет
    – для первичных авансовых отчетов.

В государственных организациях эти типы документов должны хранятся не менее 5-ти лет.

На этапе проверки поданного авансового отчета бухгалтер может выяснить, что сотрудник истратил большее количество средств, чем те, что были выданы компанией. В таком случае предприятие обязано вернуть разницу
работнику.

Перерасходом можно назвать:

  • ситуацию, когда сотрудник полностью выполнил задачи, поставленные руководством при выдаче подотчетных активов, а средств при этом было потрачено больше;
  • ситуацию, когда работник предъявил доказательства личных трат – чеки, квитанции, оплаченные им гарантийные талоны и т.д.

Учет перерасхода ведется за счет оформления расходно-кассового ордера (по форме КО-2) на сумму, равную возмещению личных трат сотрудника. Средства выдаются из кассы компании и при этом не облагаются налогом, взносами на страхование и пенсионные цели.

Правила ведения АО

Алгоритм работы с АО условно делится на 12 простых шагов
:

  1. Подача заявления сотрудника на получение подотчетных активов.
  2. Выдача средств из кассы компании.
  3. Направление полученных работником средств на цели, указанные в заявлении.
  4. Заполнение бланка авансового отчета по форме АО-1 (общий для всех категорий предприятий).
  5. Прикрепление к АО бумаг, подтверждающих перерасход сотрудника.
  6. Оформление расписки о подаче всех необходимых документов в бухгалтерию.
  7. Старт проверки АО в бухгалтерии.
  8. Выявление корректности заполнения бланка, отсутствия в нем помарок, исправлений, сторонних подписей.
  9. Оформление всех необходимых бухгалтерских проводок.
  10. Подтверждение законности предоставленных чеков или квитанций-доказательств перерасхода.
  11. Завершение проверки АО, подача документов на утверждение руководству.
  12. Отправка АО на хранение.

Наличие в документе каких-либо помарок и исправлений обязывает бухгалтера не принимать его к рассмотрению. Соответственно, сумма, отраженная в нем, автоматически считается неподтвержденной в расходе и удерживается из объема зарплаты подотчетного сотрудника. Именно поэтому внимательно следует относиться к заполнению бланка со стороны работника и к скрупулезной проверке со стороны бухгалтера.

Выводы

Авансовый отчет – один из немногих документов, который не меняет свое назначение и форму на протяжении многих лет. Поэтому практика государственных и негосударственных компаний доказывает его важность
при работе с любыми денежными активами из кассы. Это единственный документ
, подтверждающий целевое расходование средств сотрудником, а значит, и доказывающий его законное поведение.

При начале оформления подотчетных средств и при завершении бухгалтерской проверки, руководитель должен внимательно просматривать
все документы, поскольку именно за ним остается право уменьшения или увеличения срока предоставления АО для конкретного работника. Также его подпись на пакете бумаг в момент утверждения автоматически доказывает, что все спорные и конфликтные ситуации с остатком активов решены и никаких претензий стороны друг к другу не имеют.

Все нюансы составления авансового отчета в программе 1С представлены ниже.

14.04.2016

Для примера правильного составления авансового отчета будем использовать конфигурацию .

Для начала вам нужно будет открыть документ под названием «Авансовый отчет». Сделать это можно несколькими способами:

    перейдите на одну из вкладок панели функций «производство»/«касса», после этого нажимаете на соответствующую позицию;

    найдите в главном меню кнопку «касса» и нажмите на нее.

В журнале документов расположены все записи об этих документах. Именно здесь мы и будем создавать новый файл. Для этого нужно нажать на кнопку «+добавить».

Приступаем к заполнению самого документа. Для начала нужно заполнить все значения и реквизиты, которые находятся в шапке. Вам нужно будет выбрать значения для:

    организации;

  • назначения (при необходимости).

Также нужно будет обязательно выбрать физическое лицо, которое будет отчитываться за аванс. Если вы вдруг обнаружите, что в справочнике отсутствует такая запись, то ее придется создать. Причем, прерывать заполнение авансового отчета в 1С и выходить для этого из процесса заполнения не понадобится.

Чтобы выбрать физическое лицо, найдите на панели инструментов специальную кнопку «…», она находится справа в поле под названием «физ.лицо».

В форме авансового отчета представлено небольшое количество закладок, где каждая из них имеет свое определенное назначение. Сюда относится:

Важно учесть, что в закладке «Авансы» указана информация от тех документах, которые были основанием для выдачи средств. Таковыми считаются такие , как:

    платежное поручение;

    платежный ордер;

    расходный кассовый ордер.

Как только вы нажмете на кнопку «+», в таблице появится дополнительная строка. Выбирайте необходимый тип документа. Например, деньги были выданы через кассу по РКО.

Перед вами откроется журнал кассовых ордеров, где вам нужно будет выбрать нужный документ, после чего таблица автоматически заполнится информацией РКО.

После этого необходимо заполнить следующую вкладку, то есть перечисляете все те товары, которые были куплены за выданный аванс. Например, бланки заявок. Аналогичным способом можно будет добавить товар, нажав на кнопку «+» зеленного цвета.

В том случае, когда товар был уже внесен в справочник, а все его характеристики указаны, то в разделе с авансом все столбцы заполнятся в автоматическом режиме. Далее вам нужно будет указать количество купленных товаров. Если наименований несколько, то все действия нужно будет продублировать.

Если вы развернете форму, то увидите, что есть еще дополнительное место с данными, которые можно заполнить. Например, товар был куплен у известного продавца, то можно указать название организации, внести информацию о договоре и добавить документ с расчетами.

Обратите внимание, что счета в строках устанавливаются в автоматическом режиме. А если нужного документа нет, то вы заводите его без необходимости выходить из окна, закрывать авансовый отчет 8.2 и делать все отдельно.

Если для покупки использовалась еще и тара, то нужно перейти в соответствующее поле и заполнить его. Делается это аналогично тому, как вы заполняли предыдущую закладку.

Еще один важный нюанс: вкладку «оплата» нужно использовать, если товары проходят через 631 счет. Это значит, что аванс ранее выдан не был, а непосредственно сам товар был куплен за деньги ответственного лица. В нашем же примере, заполнять эту вкладку не нужно.

Во вкладке «прочее» указывается вся информация, которая касается дополнительных затрат подотчетного лица:

  • интернет для рабочих вопросов и прочее.

Еще одна важная статья расходов, которая здесь тоже указывается – командировочные расходы (если они есть). На примере показан уже полностью заполненный авансовый отчет проводки.

Когда вы нажимаете на кнопку «цены и валюта», то можете устанавливать действующую валюту и размерность цен. Когда вы будете вносить изменения в отчет, все значения автоматически пересчитываются.

После этого выводите форму ответа. Для этого нажимайте на кнопку «печать» или же на «авансовый отчет».

Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты
.

В шапке документа нужно указать:

  • от

    — дата составление авансового отчета;
  • Подотчетное лицо

    — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете

17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы

.

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить

. Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

  • Выдача денежных документов

    вид операции Выдача подотчетному лицу

    , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
  • Выдача наличных

    вид операции Выдача подотчетному лиц
    у

    , если .
  • Списание с расчетного счета

    вид операции Перечисление подотчетному лицу

    , если .

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8
рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».

Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

  • чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
    • бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары

.

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная)

создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет

.

На вкладке Товары

заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет

счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ

. При проведении документа Авансовый отче
т

автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный

на сумму НДС, проставленную в графе НДС

, которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ

не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС

.

В результате проведения документа Авансовый отче
т

такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

  • приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
  • оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата

    .

Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 200 руб.

  • ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% — 120 руб.);
  • ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% — 130 руб.);
  • квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие

.

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4)
Авансового отчета.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:

Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:

Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 — Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:

Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:

При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:

  • Поле «Подотчетное лицо» — кому выдавали денежные средства;
  • Поле «Склад» — не заполняется.

Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:

Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.

Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:

Заполняем:

  • Документ расхода – прописываем название, например — «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
  • Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
  • Сумма – указываем стоимость билета;
  • НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
  • Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);

Если имеется информация по поставщику и счету-фактуре, то указываем в соответствующих графах.

После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 — Кт71.01.

В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:

С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:

  • Подотчетное лицо — выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
  • Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.

Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:

  • Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
  • Ниже – номер товарного чека и дата;
  • Номенклатура – наименование приобретенного товара;
  • Количество – сколько единиц поступит;
  • Сумма – которая указана в товарном чеке;
  • НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
  • Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
  • СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
  • Реквизиты счета-фактуры — прописываем номер и дату;
  • Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
  • Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
  • Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.

Все заполнено и осталось провести документ. Посмотрим, какие проводки сформировались:

  • Дт41.01 — Кт71.01 – себестоимость товара;
  • Дт19.03 — Кт71.01 – входящий НДС.

Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).

Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

  • На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
  • Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
  • Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
  • На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём ;-)

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? :-) Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Проводка получилась такой:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Проводка получилась такой:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Отдельно упомяну:

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Вот проводки этой закладки:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Вот проводки:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Оплата объявлений в газете:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

Авансовый отчет как правильно оформить ндс

Мы молодцы, на этом всё ;-)

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  :roll:

Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Если нет счета-фактуры

Довольно часто подотчетному лицу при совершении покупок на выданные авансовые средства не удается получить у продавца счет-фактуру. Обычно такое случается при совершении покупок в розничных точках продаж и приобретении товаров на небольшую сумму. При этом если продавец является плательщиком НДС, то даже при отсутствии счета-фактуры у предприятия, принявшего отчет подотчетного лица без счета-фактуры, все же остается возможность воспользоваться вычетом по НДС.

Если в расчетном документе (кассовом чеке или приходном ордере) будет выделен отдельной строкой НДС, то у предприятия будет возможность воспользоваться вычетом с этой сделки, совершенной подотчетным лицом. Ведь в Налоговом кодексе нет четкой оценки для такой ситуации.

Причем официальная позиция государственных органов озвучена четко и безапелляционно. Если нет счета-фактуры, то нет и права на вычет, даже если сумма налога удержана продавцом товара или услуги. Так, в письмах Минфина от 26.03.2019 № 03-07-09/20252, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094, от 25.08.2017 № 03-07-14/54643, от 12.01.2018 № 03-07-09/634 говорится о том, что к вычету не принимаются суммы налога по товарам, приобретенным у розничных торговцев, без наличия счетов-фактур с указанием НДС к вычету. Даже если при этом у покупателя есть чек ККТ с выделенной суммой НДС.

В то же время финансовое ведомство указывает, что консультация, предоставленная в вышеупомянутом письме и других подобных письмах, носит разъяснительно-рекомендательный характер. Позитивная судебная практика, которая сложилась на сегодняшний день по вопросу оспаривания отказа налоговой к принятию к вычету суммы НДС по авансовому отчету без наличия счета-фактуры, позволяет налогоплательщикам доказывать свое право.

Положительные для налогоплательщиков решения судов (например, постановления ФАС Центрального округа от 05.08.2010 № А64-3986/09 и ФАС Московского округа от 23.08.2011 № Ф05-6832/11) основываются на судебной практике, обобщенной Президиумом ВАС РФ в постановлении от 13.05.2008 № 17718/07. В свою очередь, Высший арбитражный суд опирался на мнение судей Конституционного суда. В решении КС РФ от 02.10.2003 № 384-О указано, что счет-фактура не является единственным основанием для использования права на вычет.

Подробнее о том, как в текущий момент складывается правоприменительная практика по данному вопросу, вы можете узнать в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к подборке разъяснений чиновников и примеров из арбитража.

Однако если в чеке продавца, который является плательщиком НДС, не выделена отдельной строкой сумма налога, но есть надпись «включая НДС», то предприятие должно высчитать НДС самостоятельно и уменьшить стоимость товаров на эту сумму в целях налогообложения прибыли. Это правило необходимо применять всегда, за исключением случаев, указанных в пп. 2, 5 ст. 170 НК РФ (письма Минфина от 24.04.2007 № 03-07-11/126, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094).

В бухгалтерском учете не принятую к вычету сумму НДС включите:

  • в фактическую себестоимость приобретенных материалов, товаров и тому подобных ценностей (это следует из пп. «а» п. 11, пп. «а» п. 12 ФСБУ 5/2019 «Запасы»);
  • в расходы по обычным видам деятельности, если приобретенные работы (услуги) связаны с обычными видами деятельности организации (п. п. 5, 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»);
  • в прочие расходы, если приобретенные работы (услуги) не связаны с обычными видами деятельности организации (п. п. 11, 14.1 ПБУ 10/99).

В учете сделайте следующие проводки:

Содержание операций

Дебет

Кредит

Оплачены материалы (товары, работы, услуги и др.) через подотчетное лицо

60

71

Приобретены материалы (товары, работы, услуги и др.)

10 (41, 20, 25, 26 и др.)

60

Отражен НДС со стоимости материалов (товаров, работ, услуг и др.)

19

60

Сумма НДС, не принятая к вычету, включена в фактическую себестоимость материалов (товаров и других ценностей) или в расходы (по обычным видам деятельности или прочие)

10 (41 и др.) ИЛИ 20 (25, 26 и др.) ИЛИ 91-2

19

Если же сумма налога вообще никак не выделена, тогда налогоплательщик может включить сумму налога в расходы, т. е. не высчитывать НДС из стоимости приобретенного товара при его оприходовании (письмо УФНС России по Москве от 10.01.2008 № 19-11-603, п. 2 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также существует позитивная судебная практика по этому случаю — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 09.06.2006 № А29-13221/2005а.

Чтобы не спорить с налоговиками и не терять НДС-вычет, рекомендуем оформить на подотчетника доверенность на получение ТМЦ. В данной ситуации продавец оформит отгрузочные документы и счет-фактуру на компанию.

При наличии счета-фактуры в бухгалтерском учете сделайте следующие проводки:

Содержание операций

Дебет

Кредит

Оплачены материалы (товары и др.) через подотчетное лицо

60

71

Приобретены материалы (товары, другие ценности)

10 (41 и др.)

60

Отражен НДС со стоимости материалов (товаров и др.)

19

60

Принят к вычету НДС

68-НДС

19

ВНИМАНИЕ! В документах должно быть название организации, а не Ф. И. О. сотрудника. Если счет-фактура выписывается на подотчетника, налоговая откажет в вычете, т. к. не сможет идентифицировать покупателя (письмо ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).

Как правильно оформить доверенность, подробно разъясняется в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.

Условия выдачи денег под отчет

1. Сторонние лица.

В последние годы изменились правила выдачи денег под отчет. Теперь подотчетными лицами могут быть не только числящиеся в штате сотрудники, но и лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров. При этом Центробанк РФ в своем указании от 11.03.2014 № 3210-У сообщил, что деньги из подотчета могут выдаваться кому угодно (при условии что подотчетное лицо должно составить авансовый отчет).

Если подотчетное лицо видит необходимость в том, чтобы распределить выданные ему под отчет средства между сторонними лицами, то учитывать движение средств оно может в ведомости произвольной формы. При этом если подтверждающие расход средств документы, подкладываемые к авансовому отчету, будут оформлены на другое лицо, а предприятие сможет подтвердить, что покупка была совершена в его интересах, то можно не беспокоиться о том, что у налоговой появятся вопросы к такому отчету.

Есть положительная судебная практика, которая позволяет налогоплательщику отстоять свое право на понесенные затраты. Девятый арбитражный апелляционный суд в своем постановлении от 08.10.2007 № 09АП-12853/2007-АК встал на сторону налогоплательщика в споре с налоговой по этому вопросу.

2. Лимит.

На сегодняшний день лимит на расчет наличными не изменился — он составляет 100 тыс. руб. по одному договору. Такая норма закреплена в указании Центробанка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У. Это значит, что подотчетное лицо сможет совершить покупки у одного контрагента на сумму, не превышающую 100 тыс. руб.

3. Документы.

Авансовый отчет заполняется по утвержденной Госкомстатом РФ форме АО-1 либо по форме, разработанной и утвержденной хозсубъектом самостоятельно.

Авансовый отчет заполняется в одном экземпляре. Подробнее читайте в статье «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».

К авансовому отчету должны быть приложены расчетные документы, подтверждающие каждую строчку, касающуюся расхода выданных под отчет денежных средств. Подтверждающими документами могут быть кассовые чеки, квитанции к приходному ордеру, бланки строгой отчетности, а также квитанции банкоматов и платежных терминалов.

ВНИМАНИЕ! Ранее подотчетник должен был отчитаться о потраченных суммах в течение 3-х дней с даты, на которую выданы денежные средства. Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Подробнее о нововведениях с 30.11.2020 в порядке расчетов с подотчетными лицами, а также ведения кассовых операций рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Если в кассовом чеке будет содержаться достаточная информация о приобретенных товарах (наименование, количество и цена), то подотчетное лицо может не требовать у продавца выписку товарного чека.

Итоги

По мнению Минфина и ФНС РФ, налогоплательщик не может воспользоваться правом на вычет при приобретении товаров (услуг) подотчетным лицом у розничных торговцев — плательщиков НДС без наличия счета-фактуры. Однако имеется положительная судебная практика, которой могут воспользоваться налогоплательщики, оспаривая отказ в вычете.

При этом важно, чтобы в расчетном документе, который подотчетное лицо приложило к авансовому отчету, была выделена сумма НДС. Если же налогоплательщики не желают спорить с налоговой, то уплаченный продавцу налог на добавленную стоимость не стоит даже ставить в расход (согласно п. 1 ст. 170 НК РФ).

Важным условием для принятия НДС к вычету будет правильное оформление документов, предоставленных подотчетным лицом. При этом требования к документам исполнительных и судебных органов по этому вопросу разнятся. Разбираемся, как учитывать НДС по авансовым отчетам.

Как учитывать НДС в авансовых отчетах

Расходование подотчетных средств — это, как правило, расчеты наличными. В связи с чем возникают сложности в администрировании НДС. Статья 172 НК РФ определяет, что основанием для принятия налога на добавленную стоимость к вычету является счет-фактура (СФ).

Если указанный документ выписан, то учесть сумму налога не составляет труда. Эти суммы проводятся как входящий НДС с последующим принятием к вычету.

Существует два способа отражения НДС в авансовом отчете в бухгалтерском и налоговом учете.

1. Способ отражения НДС по утвержденному авансовому отчету предполагает проводки:

Дебет 20, 26, 44, 91

Сумма по утверждённому авансовому отчету

НДС с суммы расходов

НДС принят к вычету

2. Способ отражения по платежным документам:

Дебет 20, 26, 44, 91

Сумма расходов по платежным документам

Сумма НДС в платежных документах

Утвержден авансовый отчет

НДС принят к вычету

Если СФ отсутствует, то у плательщика все равно остается возможность произвести списание НДС. Это сопряжено с вероятными претензиями со стороны налоговиков, но перспективы воспользоваться этим правом благоприятны.

Как провести авансовый отчет, если НДС в чеке выделен, но нет счета-фактуры

С переходом ритейлеров на онлайн-кассы с 2017 года в обязательном порядке в кассовом чеке выделяется сумма налога. Казалось бы, этот факт снимает вопросы о праве организаций на вычет без оформления СФ. Однако позиция налоговых органов и Минфина в этом случае не на стороне налогоплательщика.

Так, согласно ст. 21 НК РФ налогоплательщик имеет право получать письменные разъяснения от Минфина по вопросам применения законодательства РФ о налогах сборах. Эту возможность финансисты обеспечивают, издавая подзаконные акты. По вопросу НДС к вычету мнение однозначное: существует строго оговоренный перечень документов, дающих право на вычет НДС по авансовому отчету. Ведомство ссылается на ст. 171-172 НК РФ.

В этот перечень включены:

  • СФ;
  • платежные документы, подтверждающие оплату НДС при ввозе товаров из-за границы (таможенная декларация);
  • иные документы могут служить основанием для вычета налога в случае, если они подтверждают уплату НДС непосредственно в бюджет, а также оплату командировочных и представительских расходов;
  • документы, подтверждающие оплату налога налоговым агентом;
  • при покупке имущества для внесения в уставный фонд основанием может служить документы о передаче активов.

Во всех остальных случаях Минфин в своем Письме от 24.01.2017 № 03-07-11/3094 разъясняет, что СФ для принятия НДС к вычету обязателен.

Помимо этого, НДС, не принятый к вычету, нельзя отнести на расходы при расчете налога на прибыль. Минфин аргументирует, что в ст. 170 НК такой вид расходов не обозначен. Однако ведомство в письме указывает, что нормативный акт носит разъяснительно-рекомендательный характер.

Кроме того, существует позитивная судебная практика, принимающая по этому вопросу сторону налогоплательщика.

Постановление Верховного Арбитражного Суда от 13.05.2008 № 17718/07 разъясняет, что при розничной покупке требование по выставлению СФ считается выполненным, если продавец представил документ установленного образца (кассовый чек). При рассмотрении конкретной ситуации Высший Арбитражный суд допустил принятие к вычету НДС по кассовому чеку. Но это, скорее, исключение из правил.

Несмотря на благоприятную судебную перспективу, бухгалтеры предпочитают не ставить суммы налога без оформления в СФ к вычету.

Нужно ли выделять НДС в авансовых отчетах

Напомним, сведения об израсходованных подотчетных суммах должны оформляться в виде авансового отчета на унифицированном бланке, утвержденном Госкомстатом (АО-1). Но у предприятия есть право самостоятельно разработать форму отчета с содержанием обязательных реквизитов.

Важно!

Бланк авансового отчета, который разработан самостоятельно, необходимо утвердить локальным нормативным актом (приказом).

Четкой инструкции по заполнению бланка авансового отчета нет. Наши эксперты рекомендуют при указании данных соблюдать общие правила делопроизводства. Кроме того, сама форма бланка предполагает, что в отчете необходимо указывать выделенный НДС.

Как на лицевой, так и на оборотной стороне бланка есть графы для бухгалтерской записи с указанием корреспонденции счетов. Очевидно, что сумму налога нужно выделять для проводки по 19 счету.

Обычная бухгалтерская практика в разрешении спорных ситуаций

В ходе повседневной деятельности штатные специалисты редко берут на себя ответственность в отстаивании интересов компании, стараясь избежать рисков претензий со стороны налоговых и других государственных органов. Бухгалтер, по сути, это служащий, выполняющий определенные рутинные функции. И даже законное право на возмещение НДС из бюджета сможет реализовать далеко не каждый штатных бух. Плюсовую разницу между входящим и исходящим НДС работники бухгалтерии предпочитают оставить в зачет будущих периодов.

Кроме того, многочисленный нюансы в уплате НДС далеко не всегда укладываются в рамки компетенций рядового специалиста. Например, право принятия к вычету НДС по командировочными расходами на основании документов строгой отчетности детализируется с некоторыми ограничениями. Так, нельзя включать в состав расходов обслуживание в номерах и барах, оздоровительные услуги.

В нашей компании есть аудиторы, делопроизводители, бухгалтеры по расчету зарплаты, эксперты по налоговому праву, юристы, специализирующиеся на регистрации иностранных компаний и пр. Подобное разделение по профилю позволяет решать вопросы максимально быстро и эффективно — проблемы решаются не бухгалтером широкого профиля, а узкоспециализированным специалистом. Но это не единственное преимущество аутсорсинга. О том, как происходит бухгалтерское обслуживание в нашей компании, мы подробно рассказываем здесь.

НДС в авансовом отчете

В аваансовый отчет приложен чекна сумму 500 рублей, где выделен НДС -76,27 . Счет-фактуры нет, поэтому НДС на возмещение не подавали, а всю сумму отнесли на расходы. Аудит считает, что сумму НДС отнесли на расходы отнесли не правомерно. Я в тупике — мы же оплатили поставщику этот НДС полностью и считаю, что отнести на затараты могу. Рассудите. Если есть ссылки на Письма Минфина — буду признательна.

Назовите статью НК, на основании которой Вы включили НДС в расходы.

Как раз сейчас и читаю, что говорит 25 ст НК, но одного не понимаю — поставщик эту сумму заплатил с реализации, я ему эту сумму возместила, получается, что я эту сумму заплатила, но я приобрела ТМЦ, а не реализовала их и почему я не могу их отнести к затратам или могу но тогда к каким?

Последний раз редактировалось Елена_NEL; 03.04.2014 в 10:11 .

Я недавно столкнулась с такой же проблемой.
Если в кассовом чеке выделен НДС, то я его выделяю и возмещаю.
Если в кассовом чеке НДС написан в т.ч., то выделяю и сразу отношу его на 91.
Если в кассовом чеке нет НДС, то все отношу на затраты.

Согласно пункту 7 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (в частности, по проезду к месту командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями). С 1 января 2016 года стоимость проезда в поездах и стоимость услуг по предоставлению в пользование постельными принадлежностями облагается НДС по разным ставкам: 10 и 18 процентов соответственно (Федеральный закон от 29.12.2015 № 386-ФЗ). Однако в билетах НДС может указываться общей суммой без разделения по ставкам.

Как принять НДС к вычету в таком случае, Минфин России разъяснил в письме от 26.02.2016 № 03-07-11/11033. Финансовое ведомство указало, что при приобретении железнодорожных билетов для проезда сотрудников организации к месту служебной командировки и обратно к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в железнодорожном билете.

Таким образом, при приобретении железнодорожного билета, в котором НДС указан общей суммой без разделения по ставкам, вычет применяется в общем порядке.

Для этого в документе Авансовый отчет (раздел Банк и касса) на закладке Прочее необходимо добавить новую строку и заполнить ее следующим образом:

  • в поле Документ (расхода) ввести информацию о железнодорожном билете;
  • в поле Номенклатура выбрать соответствующий расходу элемент в справочнике Номенклатура (Расходы на проезд);
  • ставку НДС указать любую или оставить предлагаемую программой по умолчанию (в книгу покупок ставка НДС не попадает);
  • в полях Сумма, НДС и Всего указать суммы согласно документу, представленному подотчетным лицом. При формировании книги покупок суммы из полей НДС и Всего попадают в графы 15 и 16 книги покупок;
  • в поле Поставщик выбрать контрагента из справочника Контрагенты;
  • в поле СФ установить флаг для регистрации билета (бланка строгой отчетности);
  • установить флаг в поле БСО, при этом реквизиты билета переносятся в документ Счет-фактура полученный, который автоматически создается на основании авансового отчета. При формировании книги покупок данные из полей Реквизиты счет-фактуры попадают в графу 3 книги покупок Номер и дата счета-фактуры продавца;
  • заполнить поля Счет затрат, Подразделение, Субконто, Счет затрат НУ, Субконто НУ и Счет НДС.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

Adblock
detector